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家のコト 2018.12.14

今年の書類は年内に!『年末におすすめの書類整理』

そろそろ年末までに家を片付けたいと思い、断捨離にいそしんでいる方も多い時期ではないでしょうか?そこで忘れて欲しくないのが、書類などの紙類の整理です。普段の生活の中で増え続ける書類、例えば郵便物、レシート、子どもの学校のプリントや仕事関係の書類など、ついつい放置してため込んでしまった人も多いのではないでしょうか。大切な書類が見つからないなんてことがないように、使いたい時にさっと取り出せる収納の仕組みを作り、今年一年でたまった書類は年内に整理していきましょう。

書類整理は使用頻度別の仕分けから

書類は何のために収納していますか?書類を収納しておくのは、「あとで見かえすため」「使うため」に収納しています。使うための収納にしていくためには種類別の分類も大切ですが、どのくらいの使用頻度で使うのかを意識して分けると効率的です。

毎月更新・見る頻度が多い書類

毎月更新される、または見る頻度が多い書類の代表的なモノと言えば、子どもの園や学校のお便り、献立表、そして運動会や懇談会などの行事関係の書類ではないでしょうか。月ごとに入れ替えたり、見る頻度が多かったりするプリント類は、バインダー保管していきましょう。A4サイズのバインダーを使い、子ども別にまとめ、冷蔵庫の横やリビングなどお母さんが確認しやすい場所に掛け、期日が過ぎたら即捨てして新しいモノを挟んでいけば、更新忘れも防げるのではないでしょうか。

年間保管・必要時にチェックする書類

住まい、生活に関するモノ、取扱説明書、保険など、年間を通して保管が必要なプリント類はファイルボックスを使って仕分けしていきます。

➀似たような分類でグループに分ける【大分類の作り方】

まず家の中にある書類を大きく5つに分けていきます。
【仕事・趣味】【暮らし】【医療】【金銭.証券】【取説・保証書】この5つの分類を【大分類】と呼び、この分類に合わせてファイルボックスを用意していきます。このタイトルは一例なので、それぞれのご家庭に合わせて変更してください。

➁➀で分けたグループをさらに分ける【中分類の作り方】

大分類のファイルボックスの中に中分類を作っていきます。中分類は、見出しガイドを使用してラベリングをしていきます。【金銭・証券】の大分類を例にあげると、金銭・証券に含まれる書類の中には「年金」「保険」「預貯金・証券」「税金」などのグループが中分類となります。

➂➁で分けたグループをタイトル別に分ける【小分類の作り方】

大分類・中分類と分けたら、最後は小分類に分けていきます。小分類は個別フォルダーを使用してラベリングをしたらタイトル別に入れていきます。
「年金」…年金手帳、年金基金証券
「保険」…生命保険、自動車保険、火災保険
「預貯金.証券」…預貯金、株式投資
「税金」…確定申告書、自動車税、源泉徴収票

分類の項目は各家庭によって違いが出てくると思いますが、【大分類】【中分類】【小分類】の3つの段階に分ける方法は、使いたい時に必要な書類がすぐに手に取れるのでおすすめです。そして書類は、定期的に処分していかないとすぐにいっぱいになってしまうので、「新しいモノを購入した時」「年度末」「年度替わり」のタイミングを使って、新旧の書類が混ざってしまわないように整理をしてみてくださいね。

文/整理収納アドバイザー 河野 有起
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